Суммы возмещения расходов работников в связи с использованием ими личных автомобилей в служебных целях НДФЛ не облагаются

Garnet Photo / Shutterstock.com

Минфин России разъяснил, что суммы компенсационных выплат, включая возмещение расходов в связи с использованием личного имущества работника в интересах работодателя при выполнении своих трудовых обязанностей в соответствии с соглашением сторон трудового договора, не облагаются НДФЛ. Такое же правило действует в отношении арендованного имущества в рамках лизингового договора (письмо Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России от 26 сентября 2017 г. № 03-04-06/62152).

Напомним, что не подлежат обложению НДФЛ все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных законом), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (п. 3 ст. 217 Налогового кодекса).

При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 Трудового кодекса).

Таким образом, данные расходы освобождаются от НДФЛ с условием того, что в организации должны иметься документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества налогоплательщику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели и суммы произведенных в этой связи расходов.

В свою очередь возмещению работодателем подлежат расходы работника, связанные с использованием в интересах работодателя исключительно личного имущества. Возмещение работодателем расходов работника, связанных с использованием не принадлежащего ему имущества, Трудовым кодексом не предусмотрено (ст. 188 ТК РФ).

Вместе с тем предмет лизинга, переданный во временное владение и пользование лизингополучателю, является собственностью лизингодателя (п. 1 ст. 11 Федерального закона от 29 октября 1998 г. № 164-ФЗ "О финансовой аренде (лизинге)").

Поскольку транспортное средство, управляемое сотрудником организации – лизингополучателем, не является его личным имуществом, положения п. 3 ст. 217 НК РФ применить нельзя.

При этом к доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме, в частности, относится оплата за него организациями товаров или имущественных прав, в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в интересах налогоплательщика (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ).

При использовании сотрудниками организации арендованных автомобилей для служебных поездок дохода, предусмотренного нормой ст. 211 НК РФ, у сотрудников не возникает, поскольку транспортные услуги в таких случаях оказываются в интересах организации, а не налогоплательщиков – физлиц.

При этом в организации должны иметься документы, подтверждающие использование сотрудниками арендованных автомобилей в служебных целях, поскольку использование сотрудниками организации арендованных организацией автомобилей без документов, подтверждающих цели совершенных поездок, может привести к возникновению у таких лиц экономической выгоды в той мере, в которой эту выгоду можно оценить.

Узнать, какие документы необходимо иметь для подтверждения размера компенсации за использование в служебных целях личного транспортного средства, можно в "Энциклопедии решений. Налоги и взносы" интернет-версии системы ГАРАНТ. Получите полный доступ на 3 дня бесплатно!

Полученный в таком случае доход в виде сумм оплаты организацией стоимости аренды автомобилей, используемых сотрудниками в личных целях, подлежит обложению НДФЛ (ст. 211 НК РФ).